BusinessVize.cz

IT Software Recenze Google Apps – zadarmo skvělé

Reklama

Jsou vaši zaměstnanci v práci a v životě spokojení?
Spokojení zaměstnanci jsou kreativnější, o 12 % produktivnější a zvyšují tržby! POMŮŽEME VÁM S HR 2.0

Recenze Google Apps – zadarmo skvělé

Email Tisk PDF
Hodnocení uživatelů: / 1
NejhoršíNejlepší 

Google Apps je soubor služeb pro obsluhu elektronické pošty, kalendáře, sdílených dokumentů a intranetových stránek dostupný v základu zdarma. Podobných služeb existuje více, dnes se ale budeme věnovat právě Google Apps. Všechny tyto služby přitom můžete provozovat na své doméně. Nemusíte tak provozovat vlastní poštovní server ani se spoléhat na email od vašeho webhostera, který umí obvykle méně funkcí a ani s jeho dostupností to nebývá tak růžové jako u Google Apps.

Právní podmínky na desítky stran

Vysloveně odrazující jsou právní podmínky. Ty jsou na první pohled relativně krátké, nicméně při podrobném čtení zjistíte, že se odvolávají na řadu dalších dokumentů. Přečíst si celé právní podmínky poskytování Google Apps by vám tak zabralo pravděpodobně déle než 1 pracovní den. Nemluvě pak o rozebrání jejich právního výkladu. Právní podmínky obdobných služeb pro hostovanou poštu od jiných dodavatelů přitom dokáží být stručné, jasné, bez odkazů na x dalších dokumentů odkazujících se ještě na další právní dokumenty a nediskutabilní. Google Apps za tohle patří tedy jedno velké mínus.

TIP: Více o Google Apps se dozvíte na této stránce.

Dvě verze

Google Apps se nabízejí ve dvou verzích Standard a Premier Edition. Standard je zdarma a nabízí možnost vytvořit až 50 uživatelských účtů s 1 kapacitou schránky stejné jako na bezplatné službě Gmail (cca. 7,3 GB). Verze Standard také nabízí kalendář (včetně možnosti sdílení), Dokumenty (sdílený úložný prostor pro dokumenty) a Weby (intranet). Premier verze je za 40 € ročně na 1 uživatele a nabízí 25 GB místa v e-mailové schránce a přidává podporu pro protokol Microsoft Mail for Exchange a s tím související snadné propojení s Outlookem (včetně kontaktů a úkolů) i push e-mail pro mobilní telefony. Premier verze také nabízí garantovanou dostupnost 99,9% a nepřetržitou technickou podporu. V dnešním článku se ale budeme zabývat čistě bezplatnou verzí služby, a to i z toho důvodu, že proti placené verzi stojí řada konkurentů, se kterými by se dalo srovnávat, zatímco proti bezplatné stojí konkurent v zásadě jen jeden v podobě Windows Live Custom Domains. Této službě se budeme věnovat v samostatném článku. Podrobnější informace o funkcích jednotlivých verzí Google Apps je možné nalézt zde. Článek je také zaměřen především na obsluhu elektronické pošty, Google Dokumenty, Google Weby a Google Kalendář zde podrobněji popisovat nebudeme, a to z toho prostého důvodu, že nelze kvalifikovaně ohodnotit něco, co člověk nepoužívá. To ovšem neznamená, že by tyto služby nebyly pro některé firmy nebyly přínosem. My ale zůstaneme u hodnocení jádra Google Apps, kterým je e-mail.

Bezpečnostní rizika

Nasazení Google Apps, stejně jako libovolných jiných hostovaných poštovních služeb, s sebou nese jednu důležitou bezpečnostní otázku – všechny vaše maily, potažmo i kalendář, atd. najednou nebudou na infrastruktuře ve vlastnictví vaší firmy, ale budou u společnosti Google. Pro řadu firem je toto nepřijatelné bezpečnostní riziko. Stojí za to si proto rozebrat pro a proti provozování hostované infrastruktury. Je důležité také podotknout, že hostovanou s identickými riziky je také libovolný freemail nebo e-mail u poskytovatele webhostingu.

Pro hovoří jednoznačně nižší provozní náklady, které v základní variantě spadnou vlastně na nulu (zprovoznění služby vás ale bude stát čas). Výhodou je také fakt, že Google Apps nabízí relativně slušnou dostupnost (u bezplatné verze není vyčíslena, nicméně odpovídá zhruba dostupnosti Gmailu, která je velmi slušná; u placené verze je 99,9%). Ta je přitom lepší, než u drtivé většiny webhosterů, které jsem měl tu možnost vyzkoušet u nás i v zahraničí.

Proti hovoří fakt, že k vašim datům má najednou přístup někdo cizí. A tím někým cizím je společnost Google, která zejména v poslední době čelí jistým problémům se správou osobních údajů, které ne vždy zcela uspokojivě vysvětluje (viz například tento článek). Pokud vám koncept vyhovuje, ale máte osobní problém se společností Google, existuje služba Windows Live Custom Domains od společnosti Microsoft, která nabízí obdobnou funkcionalitu, a které se budeme věnovat příště. Na námitku o tom, že svoji poštu nemáte tak úplně pod kontrolou lze přitom odpovědět v zásadě dvě věci. Jednak ani firemní poštu nemáte coby majitel nebo manažer firmy pod kontrolou - tím, kdo ji ve skutečnosti kontroluje a může do ní zasahovat, jsou lidé z vašeho IT oddělení (minimálně správce poštovního serveru) – a jednak u Google máte větší jistotu, že si dokáže zabezpečit svoji infrastrukturu proti hackerům, takže pokud už by měl někdo neautorizovaně přistupovat k vaší poště, musel by být z Googlu (a ještě pravděpodobně z příslušného oddělení, které má provoz Google Apps na starosti).

Trochu složitější zprovoznění

Zprovoznění Google Apps rozhodně není nijak jednoduché nebo uživatelsky příjemné. Je třeba totiž změnit tzv. MX záznamy u vaší domény určující, jaký server se stará o elektronickou poštu. To je celkem pochopitelné a běžné i u dalších služeb, ať již bezplatných či komerčních. Jinak to bohužel udělat nejde. U Google Apps ale musíte nastavit neobvykle mnoho MX záznamů (konkrétně 7, ostatním stačí obvykle 1), přičemž jejich samotné nastavení nemusí být pro laika až tak úplně jednoduché. Návod totiž například nezmiňuje, že jako název MX záznamu musí figurovat zavináč (tj. „@“). Pokud zadáte jiný název, nebudou vám Google Apps fungovat. Na špatné nastavení MX záznamů vás ale upozorní přímo administrační rozhraní Google Apps. Menší problém mohou mít i ti, kteří nemohou MX záznam u registrátora své domény nastavovat sami.

Perfektní webové rozhraní a funkce

Google Apps používají identické webové rozhraní jako Gmail. Dokonce i funkce Google Apps jsou naprosto identické. To znamená, že máte k dispozici přístup přes protokoly POP3 i IMAP, můžete využít účet na Google Apps pro odesílání e-mailů prostřednictvím SMTP protokolu. Můžete si snadno nastavit automatickou odpověď v nepřítomnosti a můžete si nastavit automatické přeposílání e-mailů. To funguje bohužel jen na jednu jedinou e-mailovou adresu. Na skupinové mailinglisty, kdy email zaslaný např. na info@mojedomena.cz se rozešle všem zaměstnancům, bohužel můžete zapomenout. Poměrně propracované jsou i kalendáře, které lze snadno sdílet s kolegy a ke kterým je možné přistupovat i přímo z aplikace Microsoft Outlook. Trochu nepříjemná je implementace POP3 protokolu. Pokud si maily stáhnete z poštovního klienta na počítači, už si je z té samé schránky přes POP3 nestáhnete na notebooku. Řešení tohoto problému spočívá buď ve využití IMAP protokolu, který má ale nevýhodu v tom, že k němu není většinou možné přistupovat offline, anebo ve vytvoření druhé schránky, ke které budete přistupovat z notebooku, přičemž e-maily z notebooku budete odesílat přes první a hlavní účet. Naopak velice příjemná je implementace SMTP protokolu, kdy jsou všechny odeslané maily uloženy na server, takže přes webové rozhraní máte přístup ke všem mailům, ať už jste je odesílali z počítače nebo notebooku.

Výborný antivir a tak trochu divný spam filtr

Google Apps nabízejí samozřejmě také integrovaný antivir a antispam. Antivir funguje perfektně a nepustí vám zavirovanou zprávu do počítače. Namísto toho vám zašle zprávu typu: „Zpráva "DHL Tracking number 996598179454" od DHL Delivery Services ( Tato emailová adresa je chráněna před spamboty, abyste ji viděli, povolte JavaScript ) obsahovala virus nebo podezřelou přílohu. Nebyla proto z vašeho účtu Tato emailová adresa je chráněna před spamboty, abyste ji viděli, povolte JavaScript přetažena a byla ponechána na serveru.“ Poněkud horší je to s antispamem. Ten filtruje spamy sice téměř na výbornou, ale bohužel jako spam označuje i naprosto běžné e-maily. Spamy se přitom do poštovního klienta nestáhnou a zůstávají dostupné jen přes webové rozhraní ve složce spam. Zejména zezačátku je tak nezbytné tuto složku pročítat a označovat zprávy, které ve skutečnosti žádným spamem nejsou. Jako spam jsou přitom označeny z nepochopitelných důvodů i zprávy odeslané například z centrum.cz s uvedeným předmětem a bez jakéhokoliv odkazu nebo přílohy uvnitř. Nepříjemné přitom je, že mylně označených spamů není na počet příliš, takže na ně hned nemusíte přijít. Naštěstí se antispam umí učit, takže po pár týdnech používání už se vám podaří mylné označování mailů coby spamu odstranit.

Celkový verdikt

Google Apps jsou ve své bezplatné verzi zajímavou alternativou pro poštovní server. Zejména malé a střední firmy, které využívají pro obsluhu elektronické pošty služby svého webhostera by se nad jejich nasazením měly zamyslet. Poskytovaný komfort a dostupnost jsou totiž velmi slušné. Osobně Google Apps považuji za výbornou náhradu webhostingového mailu. U náhrady vlastního poštovního serveru je třeba ale zvážit i některé další faktory jako jsou třeba skutečné náklady na provoz vlastního poštovního serveru (ty se budou významně lišit, pokud už server máme anebo pokud bychom ho teprve museli pořídit), již zmiňovaná bezpečnostní rizika, ale také často horší funkcionalita (u bezplatné verze) oproti vlastnímu poštovnímu serveru (zejména pokud se jedná o Exchange 2003 a vyšší). Navíc některé firmy mohou také využít i některé další funkce jako Google Dokumenty a Google Weby, které poštovní server jako takový nezastane.

 

 

Přidat komentář


Bezpečnostní kód
Obnovit

Share/Save/Bookmark