Outsourcing se během posledních let stal poněkud zprofanovaným slůvkem, které mnozí povyšují na všelék pro každou firmu. Pravdou však je, že díky nadužívanosti slova „outsourcing“ dnes řada lidí vlastně ani úplně neví, co si pod tímto slůvkem. Co je tedy outsourcing, k čemu je dobrý, kdy jej použít a co firmě přinese?
Co je to outsourcing
Outsourcing se do češtiny překládá jako vyčleňování. Základním principem outsourcingu je, že firma z nějakého důvodu, o kterém bude řeč níže, zvolí nějakou ucelenou činnost, kterou vykonávala doposud sama, a nechá ji vykonávat externí firmu, která za ni také nese odpovědnost. Tato externí firma pak danou činnost dodává ve formě služby, což má i sekundární efekt na řízení cashflow (viz níže). Faktem ovšem je, že po formální stránce v řadě případů taková „outsourcovaná“ činnost vlastně nikdy zaměstnanci ani vykonávána nebyla a již od vzniku firmy ji vykonává pro společnost externí dodavatel. I v takovém případě však hovoří o outsourcingu, a to i přesto, že z firmy de facto nikdy nebyla tato činnost vyčleněna. Zdá se vám to příliš složité? Uveďme si proto raději praktické příklady. Typickým příkladem outsourcingu jsou například právní služby. Ucelená činnost, jejímž úkolem ve firmě je obvykle připravovat a schvalovat smlouvy a zastupovat firmu v právních sporech. Firma si pro tyto účely může najmout podnikového právníka. K jeho činnosti musí hradit jeho mzdu + nemzdové náklady (tj. superhrubou mzdu), musí mu samozřejmě poskytnout minimálně 4 týdny placené dovolené, odpovídající místo v kanceláři, dost pravděpodobně také počítač, telefon, zaplatit za něj adekvátní část nákladů na energie a další provozní režie související s jeho pobytem v kanceláři (nebude v kanceláři sedět v zimě, po tmě a bez přístupu k toaletě), atd. Pokud firma podnikového právníka (či celé právní oddělení) bude chtít outsourcovat, najme si advokátní kancelář. Tu si může najímat buď ad hoc, kdy zaplatí za každý jednotlivý úkon, anebo v rámci nějakého měsíčního paušálu může získat předem definovaný objem a rozsah právních služeb. Dalšími velmi častými příklady outsourcingu jsou účetní služby, úklidové služby, ostraha objektů, webhosting, výroba propagačních předmětů, často také nákladní autodoprava, atd. Při striktním pohledu na věc je outsourcingem de facto také pošta (firma by si mohla zásilky rozvážet sama), výroba energie (i elektrárnu si může postavit), atd. Nicméně tyto extrémní příklady se za outsourcing už obvykle nepovažují, i když jsou výjimky jako například velké strojírenské podniky, které skutečně tu elektrárnu v areálu měly a rozhodly se ji neobnovovat a odebírat elektřinu jinde.
Outsourcing, insourcing a něco mezi
Outsourcing ve smyslu své prapůvodní definice hovoří o 100 % vyčlenění dané činnosti. Pravdou však je, že nejběžnější současno formou outsourcingu je u řady činností spíše částečný outsourcing. Typické příklady jsou v oblasti účetních služeb, kde větší firmy s vlastním účetním oddělením ze zákona musejí na audit najmout externí firmu – tj. účetní audit outsourcovat, právní služby, kde i velké firmy s vlastními právními odděleními najímají na některé právní úkony advokátní kanceláře, které se na ně specializují, anebo třeba přepravní společnosti, které vedle vlastních kamionů využívají i služeb externích přepravců (obvykle živnostníků, tzv. tažných koní). Outsourcing také typicky využívají výrobní podniky. V okamžiku, kdy jim nestačí jejich výrobní kapacita, tak si ji prostě dostatečně najmou buď od přímé konkurence anebo od firmy, která podniká sice v trochu jiném oboru, ale má k dispozici potřebné stroje. Kromě outsourcingu pak existuje také insourcing, který je ve své nejčastější podobě využíván hlavně těmi firmami, které danou činnost prováděnou prostřednictvím externí firmy svépomocí ještě nikdy nevykonávali – typicky se jedná o insourcování webhostingu (tj. firma si pořídí vlastní webový a poštovní server) a insourcování účetních služeb.
K čemu je outsourcing
Z marketingových letáků firem zabývajících se outsourcingem se často dočtete o tom, že outsourcing slouží k tomu, aby se vaše firma mohla soustředit na svůj „core business“ (tj. hlavní předmět podnikání, abychom to přeložili do češtiny). To ale není tak úplně pravda, což si ukážeme za chvíli na pár konkrétních příkladech. Ve skutečnosti to nemusí být vlastně vůbec pravda, protože co je vám co do soustřeďování se na „core business,“ když by vás daná služba v outsourcingu vyšla třeba pětkrát dráž, což tak nějak vnitřně cítíte, že bude lepší zůstat „nesoustředěn“ a ušetřit. K čemu tedy má outsourcing sloužit doopravdy? K tomu, aby vám ušetřil peníze, nebo možná přesněji, abyste docílili lepšího poměru cena/výkon. Někdy vám totiž outsourcing sice peníze po stránce cashflow neušetří, ale za o něco více peněz získáte třeba o řád lepší službu, což je pro firmu akceptovatelné a mnohdy i přínosné. Typickým příkladem může být třeba dopravení 5 tun pšenice z Hradce Králové do Prahy. Pomocí firemního BMW, které využívá jednatel, by to při rozdělení na deset rovných dílů šlo pravděpodobně bez problémů zvládnout a 1 zaměstnanec by na to spotřeboval odhadem jen 2-3 pracovní dny. Pokud si ale najmete kamion, který dopraví zásilku na místo k zákazníkovi vcelku, je to pro firmu sice možná dražší, ale pro zákazníka lepší a je to i lepší pro image vaší společnosti v očích zákazníka. Outsourcing vám tedy v tomto případě přinese nejlepší dosažitelný poměr cena/výkon a rozhodně to vyjde levněji, než kdybyste si nedej bože daný kamion chtěli sami koupit, odvézt náklad a vzápětí jej prodat.
Outsourcing po finanční stránce
Jak bylo řečeno již výše, tak jednou z důležitých vlastností outsourcingu je, že investiční a mzdové náklady převádí na náklady provozní, což ocení nejen řada firem, ale také státních a veřejných institucí, kde je poměrně podstatný rozdíl, ze které kolonky finanční prostředky čerpáte. Převod investičních nákladů na služby vás tak zbaví problémům s odepisováním dražšího majetku, ale v některých specifických případech také problémů s ekologickou likvidací vysloužilých zařízení, problémů se získáním potřebných certifikací, lidí s příslušnou kvalifikací, atd.
Co přinese firmě outsourcing
Pokud bychom to měli shrnout, tak outsourcing může firmě přinést následující výhody:
· Uvolnění zdrojů – při outsourcování vybrané činnosti se můžeme získat rozprodejem nepotřebného majetku dodatečné zdroje, které je možné využít na financování jiných investic, nákup materiálu, atd.
· Zvýšení flexibility – díky outsourcingu můžeme flexibilně měnit své požadavky na daný typ služby. Docílíme tím něčeho, co by nám dříve trvalo déle, protože by si to buď vyžádalo více lidské práce, pro kterou bychom neměli personální kapacity (např. příprava vstupu společnosti na burzu cenných papírů u outsourcingu právních služeb), anebo by si to vyžádalo dodatečné investice (např. v případě zmiňované lakovny), které bychom v krátkodobém horizontu třeba nebyli schopní realizovat. To znamená, že pokud outsourcujete například lakování strojírenských výrobků, tak jeden měsíc můžete svoji poptávkou prakticky vytěžovat dvě lakovny v nonstop provozu a druhý měsíc nemusíte lakovat nic. Ve výdajích firmy se to přitom (při vhodně koncipované smlouvě o outsourcingu) promítne tak, že jeden měsíc budete platit určitou sumu a druhý měsíc nezaplatíte vůbec nic, což by se vám při využití vlastní lakovny a zaměstnanců stát nemohlo.
· Snížení rizik – poskytovatel outsourcingu obvykle garantuje ve formě SLA (Service Level Agreement) nějakou úroveň dostupnosti poskytovaných služeb. Samozřejmě, je otázkou, jak velká sankce je stanovena za její porušení, nicméně obecně lze říci, že taková ta typická rizika, která musí nést firma u činností vykonávaných svépomocí jako je riziko onemocnění zaměstnance, riziko poruchy stroje, atd. přecházejí na poskytovatele outsourcingu. Ten si za to přirozeně nechá vyplatit určitou rizikovou prémii, ale i tak to může firmu vyjít levněji, než kdyby danou činnost řešila svépomocí.
· Snížení provozních nákladů – za předpokladu, že poskytovatel outsourcingu je schopen danou činnost provádět levněji než firma, která jeho služeb využívá, dochází ke snížení provozních nákladů. To se obvykle týká outsourcingu nárazových anebo opakovaných příležitostných činností (např. nahodilá nákladní autodoprava, účetní uzávěrka apod.).
· Snazší a přesnější plánování – je způsobeno tím, že firma je schopna poměrně přesně vyčíslit celkové výdaje spojené s danou činností. Při outsourcingu účetních služeb víme, že za ně platíme 10 000 Kč měsíčně, a je nám jedno, jestli poskytovateli outsourcingu zrovna dojde toner v tiskárně, onemocní účetní anebo mu vyhoří provozovna. Stejně tak můžeme vědět, že za nalakování jednoho našeho výrobku zaplatíme 20 000 Kč, a je nám přitom jedno, že danému stroji, který poskytovatel outsourcingu využívá, končí životnost, že má větší poruchovost a je třeba platit opravy a výměny dílů.
· Přístup ke kvalitnějšímu vybavení a lidem - firma si prostřednictvím outsourcingu může dovolit získat technicky lépe vybavená zařízení a kvalifikovanější pracovní sílu, než jakou by si mohla sama dovolit. Poskytovatel outsourcingu se totiž obvykle specializuje pouze a jen na daný druh činnosti (např. účetnictví) a navíc dostupné kapacity obvykle pronajímá více zákazníkům najednou, což mu umožňuje zaplatit si lepší vybavení a lidi, než jaké by si mohla dovolit v oblasti účetnictví například firma vyrábějící plastové formy v Třebíči.
Kdy outsourcovat
Outsourcovat se dnes dá už v podstatě téměř vše, od zmiňovaných příkladů přes závodní stravování, IT a telekomunikační infrastrukturu i služby, školení, marketing, prodej, péči o zákazníky. Skutečně téměř vše. A kdy a potažmo co ve firmě outsourcovat?. Ke správné odpovědi jde dospět v zásadě třemi způsoby.
Ten první říká, že má smysl outsourcovat to, co děláme vlastními silami dráž, než je to pro nás schopen v nezměněné kvalitě udělat někdo jiný. V takovém případě firma outsourcingem ještě ušetří, atd.
Druhou cestou je podívat se na to, co vlastními silami nejsme schopni dělat příliš dobře a v druhém kroku se zeptat, kolik by mě stálo, když bych to dělal stejně dobře, jako to nabízí daný poskytovatel outsourcingu. Pokud se na danou požadovanou kvalitu interní „služby“ nejste schopni za stejných cenových podmínek v dohledné době dostat a přitom ji potřebujete, nezbývá vám, než danou činnost outsourcovat.
Konečně třetím způsobem, jak identifikovat oblast vhodnou k outsourcingu je řízení rizik. Budete se ptát, co se bude dít, když daný zaměstnanec onemocní, daný stroj se rozbije, atd. Tato cesta je ale tou nejtrnitější, protože je potřeba počítat s určitými pravděpodobnostmi a je třeba mít zajištěno, že když identický problém nastane u poskytovatele outsourcingu, tak to neovlivní jím poskytovanou kvalitu služby, a to i ve smyslu garantovaných termínů dodání. Pokud si uvedeme příklad – když mám jednu účetní a přejede ji v březnu auto, budu schopen odevzdat včas daňové přiznání, budu schopen vyplatit včas lidem mzdy a odvést daně a sociální a zdravotní pojištění? Pokud ne, co mě to bude stát a o co levnější bude, pokud účetnictví outsourcuju?
Kdy neoutsourcovat
Outsourcing se obecně nevyplatí ve třech případech – když byste dávali z rukou svoje know-how, když byste dávali z rukou informace o svých zákaznících a když by outsourcování dané služby vedlo ke komplikacím v jejím každodenním využívání (např. když byste interní kantýnu outsourcovali do 3 kilometry vzdálené kantýny jiného podniku). Ve všech těchto případech vás vyjde z dlouhodobého pohledu vždy levněji, pokud si danou činnost budete dělat sami. Je třeba ale zároveň říci, že oním „dáváním z ruky“ myslíme takový stav, kdy poskytovatel outsourcingu reálně s vašimi daty pracuje, dívá se do nich a je s nimi seznámen. Kupříkladu poskytovatel webhostingu, na kterém máte svůj e-mail, stejně jako stovky či tisíce dalších firem, by z podstaty služby a ze zákona do vašich e-mailů nahlížet neměl. Oproti tomu externí autodopravce, kterému předáte kontakt na zákazníka, informace o trasách, objemech přepravy i o cenách, za které pro daného zákazníka zařizujete nákladní autodopravu, tyto informace může poměrně snadno zneužít a vy o něj můžete přijít.
Proč není outsourcing o soustředění na core business
V úvodu jsem také zmínil, že outsourcing není o soustřeďování se na core business, což je obvyklé makretingové klišé, kteří jeho poskytovatelé využívají. A proč? Inu, protože outsourcovat se docela dobře dá i onen core business a velice úspěšně to dělají firmy v oblasti autodopravy či developmentu nemovitostí. Developer ve skutečnosti nic nemusí stavět ani nic nenavrhuje. Architektonický záměr, návrh, projekt, atd. outsourcuje architektům a výstavbu generálnímu dodavateli, kterým bývá zpravidla velká stavení společnost. Ani ta však obvykle stavební práce neprovádí sama a outsourcuje je menším stavebním společnostem, čímž mimo jiné řídí svá rizika a vylepšuje si řízení cashflow. Podobně v nákladní autodopravě firma v zásadě nemusí vlastnit jeden jediný kamion, a přesto může být úspěšná. Klíčové pointa je v tom, že v řadě oborů platí, že stačí mít schopný obchod a zbytek už si můžete najmout kdekoliv. Tak ostatně funguje i řada výrobců spotřební elektroniky a IT, kteří sami nemusí nic vyrábět ani montovat, a přesto si od nich koupíte počítač nebo multimediální přehrávač. Outsourcing tak může být i prostředkem k provádění samotného „core businessu,“ není to jen něco, co vám umožní zbavit se podpůrných činností jako stravování, účetnictví, úklid, IT a právní služby, abyste se mohli soustředit na hlavní předmět podnikání.
Vyplatí se outsourcovat?
Na tuto jednoduchou otázku je velice jednoduchá a nicneříkající odpověď – ano, ale jak kdy, jak komu a jak co. Outsourcing rozhodně není všelék a často se může stát, že se firmě outsourcing dané činnosti vyplatí jen po určité období její existence. A stejně tak jako přemýšlíte občas o outsourcingu některých činností, které si vaše firma prozatím dělá sama, bude dobré, pokud se pravidelně zamyslíte nad insourcingem těch činností, které už máte outsourcované.
Použité zdroje a literatura
[1] DĚDINA, Jiří, MALÝ, Milan. Moderní organizační architektura. Praha : Alfa Publishing, 2005. 176 s. ISBN 80-86851-11-7.
[2] SYNEK, Miloslav a kol. Podniková ekonomika. 4. přeprac. vyd. Praha : C. H. Beck, 2006. 475 s. Beckovy ekonomické učebnice. ISBN 80-7179-892-4.
[3] Outsourcing. In Wikipedia : the free encyclopedia [online]. St. Petersburg (Florida) : Wikipedia Foundation, [cit. 2010-09-27]. Dostupné z WWW: <http://en.wikipedia.org/wiki/Outsourcing>.
| < Předchozí | Další > |
|---|
